1) Nắm 3 “luật ngầm” để không bị sốc văn hoá: Thứ bậc – Thể diện – Quan hệ
– Thứ bậc (hierarchy/power distance)
Trong nhiều bối cảnh doanh nghiệp Trung Quốc, ảnh hưởng của truyền thống và chuẩn mực xã hội khiến cấp bậc, thâm niên, vai trò được coi trọng; cách giao tiếp vì thế thường “đúng vai – đúng kênh”.
Lưu ý cho trợ lý:
• Việc gì “đưa thẳng lên sếp”, việc gì “đi qua quản lý trung gian/đầu mối” phải rõ.
• Khi góp ý/nhắc rủi ro: ưu tiên “đề xuất phương án” hơn là “bắt lỗi”.
– Thể diện (mianzi/face)
“Giữ thể diện” liên quan trực tiếp đến sự tôn trọng, vị thế, và an toàn xã hội trong tương tác. Trong môi trường quyền lực cao, điều này càng nhạy.
Lưu ý cho trợ lý:
• Tránh “bẻ” sếp trước mặt người khác.
• Nói chuyện khó → chọn kênh riêng, câu chữ mềm, đưa “đường lui” (exit ramp).
– Quan hệ (guanxi) và “ân tình” (renqing)
Quan hệ là nguồn lực xã hội quan trọng, nhưng cũng có mặt trái (áp lực, cảm giác bất công, mệt mỏi). Một số nghiên cứu về “guanxi-HRM” cho thấy nếu vận hành theo kiểu ưu ái quan hệ, có thể làm giảm wellbeing nhân viên.
Lưu ý cho trợ lý:
• Xây quan hệ = tăng độ tin cậy & hợp tác; nhưng đừng biến thành “vòng ưu ái” hay “đi đường tắt” làm bạn kẹt giữa lợi ích.
2) Hiểu phong cách “lãnh đạo kiểu gia trưởng” để đoán kỳ vọng của sếp
Trong nghiên cứu về tổ chức Trung Quốc, “paternalistic leadership” thường được mô tả gồm 3 mặt: uy quyền/độc đoán (authoritarian) – nhân từ (benevolent) – đạo đức (moral).
Ứng dụng cho trợ lý:
• Nếu sếp thiên “uy quyền”: họ muốn tốc độ – chuẩn – phục tùng quy trình quyết định; bạn phải cực mạnh ở khâu chuẩn bị & kiểm soát rủi ro.
• Nếu sếp thiên “nhân từ”: họ đánh giá cao trung thành – chăm sóc chi tiết – hiểu người.
• Nếu sếp thiên “đạo đức”: họ coi trọng đúng nguyên tắc – uy tín – lời hứa.
(Điểm mấu chốt: trợ lý giỏi là người “đọc” được phong cách của sếp trong 2–4 tuần đầu và tự điều chỉnh.)
3) Bộ năng lực “cứng” mà trợ lý sếp Trung Quốc nên có
(A) Tiếng Trung công sở đúng chức năng
Không chỉ HSK—mà là tiếng Trung để điều phối:
• đặt lịch, xác nhận, nhắc việc, chốt đầu việc
• ghi biên bản, tóm tắt quyết định, theo dõi tiến độ
• xử lý “lời nói giảm nói tránh” và hàm ý
Tối thiểu nên thuộc (mẫu câu dùng hằng ngày):
• 收到 / 明白了：đã nhận / đã rõ
• 我这边先整理一个方案A/B给您：em sẽ chuẩn bị phương án A/B
• 这件事的风险点有三条…：việc này có 3 điểm rủi ro…
• 我建议我们先…再…：em đề xuất mình làm… rồi…
(B) Viết & chuẩn hoá tài liệu
• 1 trang “brief” trước cuộc họp (mục tiêu – bối cảnh – lựa chọn – khuyến nghị)
• minutes sau họp (quyết định – người phụ trách – deadline – rủi ro)
(C) Kỷ luật số liệu
Sếp Trung Quốc (đặc biệt mảng thương mại/chuỗi cung ứng) thường rất nhạy KPI: giá–chi phí–biên lợi nhuận–tiến độ–đầu vào/đầu ra. Trợ lý phải “chắc tay” Excel/Sheets và kiểm tra số.
4) Giao tiếp đúng “hệ điều hành”: WeChat, tốc độ phản hồi, và cách “ack” cho an toàn
Ở môi trường có người Trung Quốc, WeChat thường là kênh làm việc quan trọng; nhiều bài tổng quan và khảo sát truyền thông công sở tại Trung Quốc đều cho thấy mức độ dùng cho công việc rất cao.
Nguyên tắc vàng khi nhắn việc:
1. Nhanh “ack” trước, trả lời kỹ sau: “收到/明白，我xx点前给您结果.” (Một hướng dẫn thực hành về phép lịch sự trên WeChat cũng nhấn mạnh điều này).
2. Tin nhắn = “đầu việc”: luôn chốt ai làm – làm gì – khi nào xong – tiêu chuẩn xong.
3. Quản lý overload group chat: vì group tạo lượng thông tin lớn, dễ phá tập trung; nghiên cứu về WeChat tại nơi làm việc cũng nhắc tới bài toán “cân bằng xử lý tin nhắn và công việc”.
Ngoài ra, trong hệ sinh thái Trung Quốc còn có các công cụ “thiên công việc” như DingTalk; một số phân tích về truyền thông nội bộ so sánh ý nghĩa “mang tính công việc”/“mang tính xã hội” của các nền tảng.
5) Kỹ năng sống còn: “đỡ quyết định” cho sếp (không chỉ làm hành chính)
Trợ lý mạnh không phải “người chuyển lời”, mà là người giúp sếp ra quyết định nhanh hơn và ít rủi ro hơn.
Checklist trước khi đưa việc lên sếp (chuẩn EA)
• Việc này sếp cần quyết định điểm nào? (giá/đối tác/điều khoản/ưu tiên)
• Có phương án A/B/C chưa? ưu/nhược/rủi ro?
• Bạn đề xuất gì (1 câu)? Vì sao (2–3 gạch đầu dòng)?
• Nếu sếp bận 30 giây, sếp chỉ đọc gì? → 1 trang tóm tắt.
6) Cách góp ý và nói “không” mà vẫn giữ thể diện
Trong bối cảnh quyền lực cao, “nói ngược lên” (employee voice) thường nhạy vì dễ bị hiểu là thách thức thẩm quyền. Các tổng quan gần đây cũng nhắc rằng power distance có thể làm upward communication khó hơn.
Công thức góp ý an toàn (rất hợp vai trợ lý):
• (Tôn trọng) “Em xin phép nhắc một điểm…”
• (Dữ kiện) “Hiện có X dữ kiện…”
• (Rủi ro) “Nếu làm theo hướng A có thể gặp…”
• (Giải pháp) “Em đề xuất B vì…”
• (Chốt quyền quyết) “Anh/chị quyết giúp em theo hướng nào ạ?”
Mẫu tiếng Trung:
• 我想提醒一个小点：…（em xin nhắc 1 điểm nhỏ)
• 如果按A走，可能会有…风险。我的建议是B：…
• 您看我们选A还是B更合适？